Legyen nagyon óvatos! Csak olyan pénztárgépet válasszon, amely rendelkezik a Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatal (MKEH) típusengedélyével.A hatóság a honlapján teszi közzé az engedélyezett típusok listáját. Ellenőrizze itt a megrendelhető készülékek típusát!
1Ellenőrizze, melyik csoportba tartozik a kasszája
A piacon lévő kasszák között két csoportot különböztetünk meg. Az egyik az úgynevezett kiskasszák családja, amelyek nem rendelkeznek elektronikus naplóval. Itt megtekintheti, hogy az Ön hagyományos pénztárgépe ebbe a csoportba tartozik-e. Ezekre a pénztárgépekre már szeptemberig igényelni kellett a vállalkozóknak az üzembe helyezési kódot, illetve lehetőség esetén a legfeljebb 50 ezer forint állami támogatást. Már a megrendeléseket is le kellett adni, ennek október 1. volt a határideje.
A kiskasszák esetében a kereskedők többsége már rendelkezik érvényes megrendeléssel. Azoknak, akik önhibájukon kívül nem jutnak kasszához – például azért, mert a visszavont engedélyű pénztárgépet rendeltek –, új megrendelést kell leadniuk annak érdekében, hogy elkerüljék a büntetést.
Fontos megjegyezni, hogy a kiskasszák esetében biztosan le kell cserélni a meglévő gépet.
A másik csoport a PC-s kapcsolattal rendelkező, elektronikus naplós pénztárgépeké, amelyek 2013. december 31-ig üzemelhetnek NAV-bekötés nélkül. Ezeknek a gépeknek a listáját itt tekintheti meg.
2Válassza ki a kasszaszállítót
Vegye figyelembe, hogy a pénztárgép beszerzése nem rövidtávú beruházás. Csak olyan forgalmazót válasszon, amelynek szakmai múltja, technikai háttere, országos szervizkapacitása alapján joggal bízik abban, hogy az igényelt kasszát időben leszállítják, telepítik, megtartják a használatához szükséges képzést. A beüzemelés után még hosszú évekig igénye lehet arra, hogy felkészült ügyfélszolgálat segítse, ha probléma van, illetve rövid időn belül szervizeljék a gépét. Ez azért fontos, mert egy kereskedelmi egységben a pénztárgép hibája rövid idő alatt komoly veszteséget okozhat.
3A regisztrációs kód
A kasszacsere folyamatának fontos eleme a regisztrációs kód. Ezt a PTGREG jelű nyomtatványon lehetett igényelni. A kiskasszák szegmensében már lejárt a regisztráció határideje, az ellenőrzések adatai alapján csaknem minden vállalkozó teljesítette a kötelezettségét. Ugyanezen az adatlapon lehetett igényelni a legfeljebb 50 ezer forint állami támogatást az arra jogosultaknak.
4A kassza beszerzése
A pénztárgép beszerzésekor nyomtatott formában át kell adni a NAV-tól kapott regisztrációs kódot az eladónak, illetve PC-s kasszáknál adóügyi ellenőrző egység csatlakoztatása esetén a műszerésznek.
Az eladó ellenőrzi a kódot, és ha a NAV határozata tartalmazza a támogatási összeget is, akkor a dotáció mértékével csökkentett áron adja át a pénztárgépet a felhasználónak. Az eladó a regisztrációs kódot, valamint a kassza AP számát rögzíti, ezután a készüléket üzembe helyezhetik. Ennek folyamata, hogy a pénztárgép adóügyi ellenőrző egysége online kapcsolatba lép a Nemzeti Adó- és Vámhivatal szerverével, amely válaszüzenettel helyezi üzembe a pénztárgépet. Ez az úgynevezett megszemélyesítés, ezután a gép minden bevitt adatát látja a NAV szervere.
Fontos, hogy aki támogatást kapott, az legkésőbb 2013. december 31-ig végezze el az üzembe helyezést, mert aki határidő után érvényesíti a regisztrációs kódot, az elveszíti a támogatást, és már csak a regisztrációt hajthatja végre a kóddal.
5Mobil-előfizetés
A pénztárgépek bekötésének lényeges része a mobil adatkapcsolat. Minden kasszába úgynevezett SIM-chip kerül, amelyeken keresztül a gép kommunikál a központi szerverrel. Az adatkapcsolatra előfizetési szerződést kell kötni azzal a szolgáltatóval, amely a géphez tartozó kártyát kibocsátotta. A SIM-chip nem cserélhető, a kassza elválaszthatatlan része. Figyelni kell arra, hogy ne legyen díjhátralék a mobilszolgáltató felé, mert ha erre hivatkozva mondja fel a szerződést, akkor a vállalkozó NAV-bírságot is kockáztat.
